المقدمة
أصبح للتنظيم أهمية بالغة في الحياة الإنسانية المعاصرة سواء كان للأفراد أو للمنظمات و الهيئات المختلفة و للأفراد العاملين فيها , حيث بات يعول عليه كثيرا في تطور الأداء الوظيفي و تحقيق أعلى درجات الفعالية . حيث يؤكد التنظيم على زيادة الاهتمام بتطوير قدرات الأفراد و كافة أبعاد التنظيم , و يعمل على تهيئة وخلق المناخ التنظيمي الناجح الذي يعمل على نمو الرضا الوظيفي , و يفعل الانتماء الوظيفي و يزيد من الإنتاجية.
مفهوم التنظيم
يعد التنظيم امتدادا فكريا للمدارس السلوكية التي دعمت جهود المدارس الفكرية الحديثة تجاه النظرة الجديدة للإنسان الفرد, و أصبحت فيما بعد نقطة التحول و الانطلاق في الدراسات الجديدة التي تناولت موضوعات التطوير التنظيمي, و ركزت بشكل رئيسي على الجانب الإنساني و اعتبرته الأساس في العمليات الإنتاجية. و بالتالي فإن جميع تعريفات التنظيم انصبت على نقطة أساسية تدور حول أهمية البعد الإنساني في العمليات التنظيمية.
و يستخدم البعض كلمة " تنظيم " بمعنى تخطيط فيقولون مثلاً " تنظيم الأسرة " و هم يقصدون " تخطيط الأسرة" و يستخدم البعض الآخر كلمة تنظيم بمعنى ترتيب فيقولون مثلاً " تنظيم المرور " أو تنظيم الدخول و الخروج أو تنظيم الوقوف في الطابور و يستخدم بعض المديرين و رجال الأعمال كلمة تنظيم بمعنى تصميم الهيكل التنظيمي فهم ينظرون إلى التنظيم على انه تلك العملية المتعلقة بعمل خرائط الهيكل التنظيمي .
و إذا زادت الصراعات بين الناس في جهة عمل ما ( حكومة ، شركة ، هيئة ) فإن الأصوات تعلو مطالبة " بإعادة التنظيم " و مفهومهم هنا إعادة رسم خريطة الهيكل التنظيمي . و إذا انتقلنا من واقع الممارسة إلى القاموس نجد أن كلمة ORGANIZATION تعني تنظيماً أو نظاماً أو منظمة ( المورد , 1994م , ص 546 ). و أيضاً نجد كلمة تنظيم بمعنى هيئة أو نظام أو مجتمع منظم أما الفعل ينظم فيذكر :
يجعله ذا بنية عضوية .
يجعله شيئاً حياً .
يعمل ترتيبات معينة . ( بدوي , 1986م , ص: 411)
و إذا تركنا كل ذلك جانباً و انتقلنا إلى علماء التنظيم فنجد اختلافات كثيرة بين هؤلاء العلماء . و فيما يلي أهم تلك الأراء :
o التنظيم هو تزويد " الكيان المعين " بكل شئ مفيد للقيام بوظيفة مادياً أو بشرياً ( هنري فويل).
o التنظيم هو شكل أو تجمع إنساني يهدف إلى تحقيق هدف مشترك على أساس يحوى كل مبادئ التنظيم .
فالتنسيق هو : الترتيب المنظم للمجهودات الجماعية من أجل الوصول إلى وحدة النشاطات سعياً إلى تحقيق هدف مشترك ( جيمس موني) .
التنظيم هو عملية تصميم أساسها تقسيم العمل و تحديد المسئوليات و السلطات و العلاقات الناشئة من تقسيم العمل لتحقيق التنسيق اللازم لبلوغ الهدف المحدد ( لبدال إيرويك ) .
o التنظيم هو تقسيم و تجميع العمل الواجب تنفيذه في وظائف مفردة ثم تحديد العلاقات المقررة بين الأفراد الذين يشغلون هذة الوظائف .
o التنظيم هو منظمة بمعنى نظام System ( وليم سكوت )
o يفهم البعض كلمة تنظيم على أنها "إدارة " فنجد مثلاً أحد الكتاب الفرنسيين و اسمه ( لــ . شاتيير) قد ترجم كتاب فر يدريك تيلور " الإدارة العلمية " و أعطاه اسما بعنوان التنظيم العملي للعمل .
o استخدم الدكتور " محمد فؤاد مهنا " كلمة التنظيم ليعبر عن الإدارة في عدة مواقع من بحث بعنوان " وسائل تطوير مناهج العلوم الإدارية " عام 1971
أهمية التنظيم و مبادئه
يرجع اهتمام المتخصصين و المهتمين و الدارسين بمشكلات التنظيم إلى بداية نشوء المجتمعات الإنسانية الأولى و مواجهتها للعديد من المشكلات الإدارية و التنظيمية المختلفة. وقد أسهم ذلك الاهتمام في ظهور محاولات كثيرة ترمي إلى إيجاد حلول لهذه المشكلات بهدف زيادة الإنتاجية. وكان ذلك بمثابة بداية الاهتمام الواسع بموضوع التنظيم و اعترافا بأهميته لكل من الفرد و التنظيم على حد سواء. ( اللوزي , 2003م , ص : 22)
مبادئ التنظيم :
o مبدأ الأهداف :
إن أهداف المنظمة لابد وأن ينعكس في هيكلها التنظيمي بشكل مباشر .
o مبدأ وحدة الأهداف :
إن المنظمة وحدة متكاملة تتكون من مجموعة أجزاء ( الأنشطة ) وأن كل جزء فيها ( نشاط ) يسعى إلى تحقيق الهدف العام والكلى للمنظمة .
o مبدأ أولية أهداف المنظمة :
الأولوية دائما لأهداف المنظمة، قبل أهداف العاملين فيها، فأهداف العاملين تتحقق من خلال أهداف المنظمة وليس العكس .
o مبدأ عدم تغيير المسئولية بتغيير الأفراد أو تغيير السلطة بتغيير الأفراد :
فالسلطة أو المسئولية لا تتغير بتغير الأفراد
o مبدأ وحدة الأمر :
لكل شخص في التنظيم رئيس مباشر واحد .
o مبدأ التسلسل الرئاسي :
السلطة في المنظمة سلسلة أو حلقات تبدأ من أعلى التنظيم وحتى أدناه، ولا يجوز تجاوز المرؤوسين لحلقة من حلقاتها .
o مبدأ الوظيفة هي المفردة الأساسية في التنظيم :
في الوظيفة هي الأساس في تكوين الهيكل التنظيمي، فالوظائف المتجانسة أو المتكاملة يتم عليها تكوين الوحدات الإدارية والتنظيمية .
o مبدأ المستويات التنظيمية :
كلما انخفض عدد المستويات الإدارية كلما كان ذلك في صالح المنظمة، وكلما كان التنظيم أكثر فعالية .
o مبدأ نطاق الأشراف :
هناك عدد مناسب لنوعية الأنشطة وعدد الأفراد الذي يمكن للمدير إدارتهم بكفاءة .
o مبدأ التفويض :
يجب أن تفوض السلطة إلى أكبر حد ممكن وأن تكون متوافقة مع حجم الرقابة الضروري .
o مبدأ تعادل السلطة والمسئولية :
إن السلطة والمسئولية يجب أن يتعادلا فلا ينبغي أن تزيد السلطة عن المسئولية .
o مبدأ التحديد :
كل الواجبات وكل السلطات التي يكلف بها شخص ما، لابد وأن تكون محددة ومكتوبة بدقة ووضوح ويمكن أن الرجوع إليها بسهولة .
o مبدأ الاستثناء :
على كل مدير أن يتخذ كل القرارات في نظام سلطاته ومسئولياته، وعليه أن لا يرفع لرئيسه الأعلى إلا الموضوعات التي لا يستطيع أن يتخذ فيها قرار بسبب محدودية سلطته .
o مبدأ الاعتراف بالتنظيمات الغير رسمية :
في كل تنظيم رسمي يوجد بالتوازي تنظيمات غير رسمية، ولابد من الاعتراف بها، والعمل على تطويع أهدافها لأهداف التنظيم الرسمي .
o مبدأ التوازن التنظيمي :
يجب أن تتوافق الأهمية النسبية للوحدات التنظيمية مع المهام المكلف بها .
o مبدأ وضع الرجل المناسب في المكان المناسب :
كل فرد يجب أن يوضع في المكان الذي يتناسب مع مؤهلاته، وخبراته وتكوينه النفسي والثقافي .
o مبدأ الاتصالات الأفقية :
إعطاء الصلاحية للمديرين عند أي مستوى في التنظيم للاتصال بأي من المديرين الآخرين، واتخاذ القرارات المناسبة، إمدادات الخطط، والقيام بأعمال مشتركة معهم في إطار سلطاتهم ومسئولياتهم بشرط .
أن يكون الاتصال بمعرفة وموافقة الرؤساء المباشرون .
لابد من الحصول على موافقة الرؤساء الأعلى، قبل القيام بأي أعمال مشتركة .
o مبدأ المسئولية النهائية :
والذي يعني بأن التفويض لا يعفي المدير ولا مرؤوسيه من المسئولية والمساءلة .
( اللوزي , 2003م , ص : 24-25)
الهيكل التنظيمي
يعرف الهيكل التنظيمي بأنه الالية الرسمية التي يتممن خلالها ادارة المنظمة
عبر تحديد خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين (العميان ، 2002م، 201)
الارتباط التنظيمي:
يشير الارتباط التنظيمي إلى صلة المنظمة أو الجهة أو الفرع بالمنظمة أو الجهة الأكبر والتي تشرف عليها و على أعمالها .
الخريطة التنظيمية :
شكل أو رسم بياني يوضح الهيكل التنظيمي الذي يقوم عليه بنيان المنظمة الكلي ، وقد عرفها الجوهري بأنها وسيلة للتعبير عن الإطار العام لشكل المنشاة وتصوير هيكل التنظيم وما يتضمنه البناء التنظيمي للمنشاة من قطاعات ووحدات وخطوط السلطة والاتصالات خريطة التنظيم ( الجوهري ، 1985 ، 125)
الدليل التنظيمي:
يعرف اللوزي(2010) الدليل التنظيمي بأنه : مجموع الارشادات والمعلومات حول المنظمة والتي تهدف إلى إعطاء العاملين معلومات وافية عن البيئة التنظيمية بكل جوانبها الادارية وأهدافها ومهامها واساليب العمل المتبعة بها وهو بمثابة بنك معلومات يوح للعاملين ما يتوجب عليهم القيام به و يبين حقوق وواجبات الأفراد وكذلك التنظيم. (اللوزي، 2010 : 165)
وعرف الدليل التنظيمي بأنه " وثيقة تتضمن معلومات تفصيلية تمل أهداف المنظمة ونشاطاتها ومسميات وأهداف وارتباطات ومهام الوحدات الادارية فيها إلى جانب الخرائط التنظيمية " (الشميمري وآخرون ، 1432هـ:147)
وقد عرف الدليل التنظيمي في الطبعة الثانية من الدليل التنظيمي و الاجرائي المطبق على مداريس التعليم العام في المملكة بأنه: وثيقة مكتوبة تتضمن الخريطة التنظيمية للمدرسة، ومهامها التنظيمية، وكذلك تنظيم المجالس واللجان فيها، بالإضافة إلى التوصيف الوظيفي للتشكيلات المدرسية.( الدليل التنظيمي والاجرائي،1434-1435هـ:8)
الثقافة التنظيمية:
هي تعبير عن قيم الأفراد ذوي النفوذ في منظمة ما وهذه القيم تؤثر بدورها في الجوانب الملموسة من المنظمة وفي سلوك الأفراد، كما تحدد الأسلوب الذي ينتهجه هؤلاء الأفراد في قراراتهم وإدارتهم لمرؤوسيهم ومنظماتهم. (هيجان، 1412هـ: 11)
خطوات بناء الهيكل التنظيمي: (حسين،2010م )
لتحديد كيفية القيام بعملية بناء الهيكل التنظيمي لا بد من القيام بالخطوات التالية :
الخطوة الأولى: تحديد الأهداف للمؤسسة وعدد الوظائف ( الأنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف.
الخطوة الثانية: يتم إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيـق أهـداف المؤسسـة .
الخطوة الثالثة: هذه الخطوة ستركز على تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية واحدة .وهناك أسس متعددة لتجميع الأنشطة ( تكوين الإدارات) ومن أهم هذه الأسس:
(أ) التقسيم ( التجميع ) حسب الوظائف 0
(ب) التقسيم ( التجميع ) حسب المنتج 0
(ج) التقسيم ( التجميع ) حسب العملاء .
(د) التقسيم ( التجميع ) حسب المناطق الجغرافية 0
(هـ ) التقسيم ( التجميع ) حسب مرحلة الإنتاج 0
الخطوة الرابعة :ـ تحديد العلاقات التنظيمية بعد تكوين الوحدات الإدارية فإنه لابد من ربط هذه الوحدات مع بعضها من خلال تحديد العلاقات المناسبـة بين العاملين فـي مختلف المستويات الإدارية رأسياً وأفقياً. وهذه العلاقات التنظيمية تتصل بمفاهيم أساسيـة أهمـها:ـ( السلطة ، المسئولية ، التفويض ، المركزية واللامركزية ، نطاق الإشراف ، اللجان)0
الخطوة الخامسة: تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية بعد إنشاء الوحدات الإداريـة فـي المنظمة كالإدارة المالية، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة الموارد البشرية، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسميـة بينهم تسمـح بتبادل البيانات والمعلومـات بانسياب ويسر.
الخطوة السادسة : ـاختيار وتنمية العناصر البشرية من أجل تنفيذ مهام الوحدات الإدارية بعـد الانتهاء مـن عملية تصميم الهيكل التنظيمي تبدأ عملية اختيار الأفراد لشغل الوظائـف الموجـودة فـي الهيكل، ولابد أن يكون الاختيار قائم على مبدأ (وضع الرجل المناسب في المكان المناسب).
الخطوة السابعة : رسم الهيكل التنظيمي على شكل مخطط يطلق عليـه ( الخريطـة التنظيميـة والخريطـة التنظيمية توضح حجم الهيكل التنظيمي ( التنظيم ) ، والتبعية، ونطاق الإشراف لكل شخص وعدد المستويات الإدارية، وتُعطي فكرة عن المناصب المختلفة.
وقد تبين الخريطة خطوط انسياب السلطة من أعلى إلى أسفل وقد تكون الخريطة من اليمين إلى اليسار وقد تكون دائرية .
الخطوة الثامنة :
إعداد الدليل التنظيمي: في هذه المرحلة يتم إعداد ما يسمى بالدليل التنظيمي وهو عبارة عن ملخص في شكل كتيب يتضمن اسم المنظمة ، عنوانها، أهدافها، سياساتها، هيكلهـا التنظيمي بتقسيماته الرئيسية والفرعية، وإجراءاتها… الخ.
الخطوة التاسعة : تتمثل في ضرورة مراقبة عملية التنظيم بشكل دائم ومستمر وإدخال التعديـلات المناسبة عليه عند الحاجة لذلك حتى يلبي أي متغيرات مطلوبة.
توضيح آلية تطبيق الدليل التنظيمي والإجرائي لمدارس التعليم العام الصادر بقرار معالي وزير التربية والتعليم رقم ( 34665690) وتاريخ ( 9-4-1434هـ) والذي يؤكد فيه على اعتماد وتطبيق الدليل هذا الفصل الدراسي الحالي وإلغاء ما قبله من أدلة – في المدارس المطبقة -على أن يعمم على جميع المدارس في المناطق والمحافظات العام الدراسي القادم 1434ــ1435هـ بعد دراسة مخرجاته.
اُبتدأ لقاء اليوم الأول بكلمة ترحيبية بالحاضرين من مديرة وحدة تطوير أ/ نورة الدخيل مشيرةً للمراحل التي مر فيها تطور التعليم في المنطقة ،كما أشارت لكلمة وزير التربية والتعليم الأمير / فيصل بن عبدالله آل سعود حول أهمية تطبيق
الخاتمة:
في الختام فإني أعرض هنا مرئياتي حول الدليل التنظيمي والاجرائي :
جاء الدليل التنظيمي ليأتي كأحد الأدوات المهمة التي قام بتطويرها مشروع الملك عبدالله لتطوير التعليم العام ( تطوير ) ليحقق الغايات والأهداف التربوية والتعليمية المرجوة منها ، ويمًكن المدرسة من أداء وظائفها ، فهو يمثل الإطار العام الذي يوضح العلاقات التنظيمية بين العناصر البشرية في المدرسة . وهذا الدليل لم يكن وليد لحظة وقد أُعد من قبل مجموعة من الاختصاصيين التربويين ومن الخبراء الإداريين وتمت مراجعته من مستشارين ومديري تربية وتعليم ومعهد الإدارة والجامعات .
أبرز إيجابيات الدليل التنظيمي والإجرائي:
1- الدقة في التنظيم وتسلسل الأعمال وتوصيف المهام .
2- واقعية اللجان كدمج بعض اللجان عند وجود قلة في المعلمين .
3- توحيد الصندوق المدرسي والميزانية التشغيلية بلجنة واحدة .
4- توزيع مهام مدير المدرسة يجعل العملية الإشراقية ميسرة له .
أبرز سلبيات الدليل التنظيمي والإجرائي:
1- عدم اكتمال التشكيلات المدرسية يعيق الهيكلة المطلوبة .
2- لم يعد الوكيل للطلاب فقط بل أصبح لديه مهام إدارية.
3- الوكيل أصبح يحمل 90% م المهام الإدارية ولكن دو حوافز ، وكذلك كثرة النماذج والشواهد وتعارض بعضها مع نظام نور .
4- عدم الإشارة إلى الأدلة التي يستند عليها الدليلين الإجرائي والتنظيمي كدليل الاختبارات والسلوك والمواظبة , نظراً لارتباط نسخ الأدلة بالتي قبلها .
5- أن الدليلين الإجرائي والتنظيمي يلغيان ما يتعارض معهما من أدلة ولم يشيرا إلى التعديلات التي تمت على تلك الأدلة عن طريق التعاميم لتعديل بعض الفقرات والأنظمة والتعليمات لصلاحية مديري المدارس والميزانية التشغيلية .
6- أشار الدليل الإجرائي في الفقرة الرابعة (ص22) إلى الميزانية التشغيلية وبنودها , ولم يُفسر التعامل مع البنود بشكل متكامل كبند التدريب ولم يُفصل بين عملية الصيانة الطارئة والصيانة العامة التي تتطلب تدخل الإدارة .
7- ارتفاع نسبة عدد الطلاب في التشكيلات المدرسية للوصول إلى احتياج الوكيل ، بحيث نجد فتور وعزوف عن الإدارة بسبب كثرة العمل والعبء على مدير المدرسة.
قائمة المراجع:
1- أحمد بدوي : معجم مصطلحات العلوم الاجتماعية, ط2, مكتبة لبنان , بيروت , 1986م .
2- أميرة حسين : مقال منشور في المنتدى العربي لإدارة الموارد البشرية , 2010 0
3- زكي هاشم : دراسة بحثية في التطوير التنظيمي ,اجتماع خبراء التطوير التنظيمي , عمان , 1985م .
4- سيد هواري: التنظيم، مكتبة عين شمس، القاهرة، الطبعة الخامسة، 1992 م.
5- عبد الباري درة : مبادئ و أساليب التطوير التنظيمي في المؤسسات العربية , ندوة التطوير التنظيمي و الإداري , عمان , سبتمبر 1986م.
6- عبد الله عبد الغني الطجم و طلق عوض الله السواط : السلوك التنظيمي , ط 4, دار حافظ, جدة , 1424هـ .
7- عمر الجوهري، أصول الإدارة والتنظيم ، دار غريب ، القاهرة: نفس المؤلف، 1985م
8- موسى اللوزي : التطوير التنظيمي , ط2 , دار وائل للنشر و التوزيع , عمان , 2003م.
9- موسى اللوزي: التنظيم الإداري، الأساليب و الاستشارات، دار زمزم ، عمان،2010م.
10- أحمد بن عبد الرحمن الشميمري وآخرون، مبادئ إدارة الأعمال – الأساسيات والاتجاهات الحديثة , , الطبعة التاسعة, مكتبة العبيكان, الرياض،1432هـ.
11- الدليل التنظيمي والاجرائي،1434
12- محمود سلمان العميان : السلوك التنظيمي في منظمات الإعمال ، دار وائل للنشر، عمان ، 2002م.
13- هيجان، عبد الرحمن أحمد. (1412هـ). أهمية قيم المديرين في تشكيل ثقافة منظمتين سعوديتين: الهيئة الملكية للجبيل وينبع وشركة سابك. مجلة الإدارة العامة، ع (74).