ما هي وظائف مركز الأرشيف الوسيط؟
ولقد تطور علم الأرشيف منذ فترة ما بعد الحرب العالمية الثانية وفرا الحلول المناسبة لإدارة جيّدة للوثائق عبر طول المسار الذي تمر به . فتبلورت رؤية جديدة للأرشيف ترتكز على عدة مبادئ وقواعد أهمها وجوب إدارة الوثائق حسب المراحل الثلاث التي تمر بها : مرحلة نشاط واستخدم متواتر (أرشيف جار) ومرحلة شبه نشاط (أرشيف وسيط) ثم الحفظ الدائم لجزء منها والعناية به (أرشيف نهائي) وإتلاف البقيّة .
واتضحت في كل البلدان التي اعتمدت هذا المفهوم الفوائد المنجرّة عن ذلك. وأصبح اعتماد هذا المنحى يمثل الحل الأنجع للنهوض بالوثائق في الدول النامية لما يوفر ذلك من سند للتنمية الشاملة ودعم للمسار الديمقراطي ونشر للطمأنينة في المجتمع . إلا أن حلول العصر الإلكتروني وانتشار تكنولوجيات المعلومات والإتصال في كل أنحاء العالم جعل هذا الأمر أكثر تأكدا . وفي هذا الإطار تكتسي إدارة الأرشيف الوسيط أهمية بالغة .
ويمكن التمييز بين مفهومين للأرشيف :
-مفهوم تقليدي يعتبر الوثائق أرشيفا عندما تنتهي حاجة الجهة المنشئة إليه فلا تبقى له إلا قيمة الذاكرة . وقد لا يشعر المجتمع بأهميته، لذلك فلا ترصد لفائدته الإعتمادات الضرورية ولا توفر له إلا المباني التي لا تصلح لأي استعمال آخر كما يعين للإعتناء به الأشخاص المغضوب عليهم أو الفاشلين في حياتهم المهنية ويتم ترتيب الهياكل التي تعنى بالأرشيف في أسفل الهرم السياسي للدولة .
-مفهوم حديث ومدمج للأرشيف يرتكز على حلقة متصلة تخص الوثائق منذ نشأتها وعبر المسار الذي تمر به، فتتم إدارتها في مرحلة أولى لفائدة منشئيها لتلبية أغراض حسن تسيير شؤون الدولة والمجتمع، ثم في مرحلة ثانية لفائدة الذاكرة الجماعية وللبحث العلمي وللإنتاج الفكري والأدبي وغيره من الإستعمالات .
هذا المفهوم الذي نشأ ببعض الدول الأنجلوسكسونية بدأ ينتشر في العديد من مناطق العالم وقد تم اعتماده في تونس منذ صدور القانون المتعلق بالأرشيف سنة 1988 .
وهذا المفهوم بالذات هو الذي يناسب الدول النامية لأنه خلافا لذلك يصعب تحسيس المسؤولين فقط حول البعد التراثي للأرشيف دون أن يدركوا أهمية إدارة الوثائق لفائدة منشئيها . وأوضحت التجربة أنه كلما تم التأكيد على أهمية حسن إدارة الوثائق في عمرها الأول والثاني (الأرشيف الجاري والوسيط) إلا وتم التجاوب مع المسؤولين الذين يقدّرون انعكاس الفائدة على الأجهزة والهياكل التي يسيّرونها .
ويرتكز هذا المفهوم الحديث للأرشيف على عدة نظريات ومبادئ لا يتسع المجال لعرضها. إلا أن تجسيده أدى إلى ظهور عدة تجارب وأنماط مختلفة في بعض مظاهرها. فمن ذلك مثلا نجد في ألمانيا تجميع كل الوثائق والملفات الجارية الإستعمال في مكتب واحد بالنسبة إلى كل قسم في الوزارة ويتجه كل موظف إلى مكتب الأرشيف ليتسلم الملفات التي يحتاجها للقيام بالعمل المطالب به ثم يرجعها بعد ذلك . بينما يحصل في أغلب الحالات حفظ هذا النوع من الأرشيف في مكتب كل موظف معني بذلك . كما إن تنظيم الأرشيف الوسيط قد يكون عن طريق تجميعه في مركز واحد بالنسبة لعدة وزارات وإدارات عمومية مثلما هو الشأن بالنسبة إلى بعض المناطق بالولايات المتحدة الأمريكية أو بالإدارة المركزية بفرنسا، بينما يتم ذلك في مراكز خاصة بكل وزارة أو إدارة عمومية في البلدان الأخرى .
ووصل الأمر في الولايات المتحدة الأمريكية إلى الفصل بين إدارة الأرشيف الجاري والوسيط من ناحية وبين إدارة الأرشيف النهائي من ناحية أخرى، فيكوّن الأخصائيون في إدارة الأرشيف الجاري والوسيط سلكا منفصلا عن الأرشيفيين، وكذلك الأمر بالنسبة للهياكل الإدارية التي تعنى بالأرشيف الجاري والوسيط والتي تعنى بالأرشيف النهائي . وربما لا يتلاءم هذا الوضع مع واقع الدول النامية أو الدول التي لم تتكون لديها خبرة في مجال إدارة الأرشيف الجاري والوسيط والتي تحتاج إلى سلطة أرشيفية تنسّق بين الهياكل التي تعنى بإدارة الأرشيف الجاري والوسيط والأرشيف النهائي وتوحّد طرق العمل وتبني شبكات بين كل المتداخلين .
مركز الأرشيف الوسيط:
هو مؤسسة أرشيفية مركزية تنشأ في الأقاليم الرئيسة للدولة بهدف تجميع الوثائق الإدارية التي انعدم تداولها تماماً في إداراتها المنشئة وفقدت بالتالي قيمتها الإدارية حيث يتم حفظها في المركز الوسيط بغرض تقييمها وغربلتها وانتقاء ماله قيمة للأبحاث التاريخية والاقتصادية والاجتماعية
وظائف: مركز الأرشيف الوسيط:
- تسلم الوثائق الواردة أو المحولة إليها من الهيئات والمؤسسات.
- تنظيم الوثائق وترتيبها وإنشاء أدوات الاسترجاع الخاصة بها.
- حفظ الوثائق وتحقيق أمن المعلومات.
- ضبط تداول الوثائق وتيسير الإفادة منها.
- التقييم الدورى للوثائق وصيانتها.
- الإشراف على إتلاف الوثائق التي تقرر إتلافها.
- تحويل الوثائق التى ثبت من تقييمها أن لها قيمة للأبحاث التاريخية والاقتصادية والاجتماعية إلى دار الوثائق التاريخية.
- العمل على صيانة التراث الأرشيفي الوطني لتلبية حاجيات التصرف والبحث العلمي ولإثبات حقوق الأشخاص
- إسداء المعونة الفنية في مجال الأرشيف للمرافق والهيئات العمومية ومساعدتها في إعداد الأدوات الإجرائية لإحكام التصرّف في الوثائق والمعلومات
- المساعدة على حسن التصرف في الأرشيف الجاري ومراقبة ظروف حفظ الأرشيف الوسيط
- قبول الأرشيف النهائي وحفظه وإجراء الإعداد الفني له وإتاحته للعموم
- السعي إلى جمع الأرشيف الخاص وحفظه وإتاحته للعموم
- القيام بأعمال التفقد والرقابة لدى المرافق العمومية في كل ما يتعلق بالتصرف في الوثائق والأرشيف
- إعداد وسائل البحث ونشرها لتيسير الإستفادة من الأرشيف
- تنظيم الإطلاع على الأرشيف وإبراز قيمته الثقافية والتربوية باستعمال كل الوسائل المناسبة
المراجع:
1- جمال الخولي والوثائق الإدارية بين النظرية والتطبيق.
2- فهد إبراهيم العسكر، التوثيق الداري، مكتب الملك فهد.
3- محمد إبراهيم السيد، مقدمة في تاريخ الإرشيف.
4- محمود عباس حموده، أبو الفتوح، حامد عوده الأرشيف –درة في مجال المعلم الإدارية.
http://www.pm.gov.tn/pm/article/article.php?id=136&lang=ar
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=22838