وزارة التربية والتعليم
المدرسة الثانوية 102
بحث بعنوان :
مكـــننـــــة العـــمــــــل المكتبي
إعداد الطالبتين:
وضحى عبد الله العتيبي
فـــادية مجهـــد المطيري
إشراف المعلمة :
ليلـــى المطيـــــري
العام الجامعي
1435-1436هـ
المقدمة :
إن الحمد لله نحمده، ونستعينه، ونستغفره ، و نستهديه , من يهده الله فلا مضل له ومن يضلل فلن تجد له وليا مرشداً، وأشهد أن لا إله إلا الله وحده لا شريك له، وأشهد أن محمداً عبد الله ورسوله، صلى الله عليه وسلم وعلى آله وصحبه وسلم تسليماً كثيراً. أما بعد...
فإن الحديث على صفحات هذا البحث سيدور بحول الله وقوته حول موضوع : " مكننة العمل المكتبي "
إن المكننة هي عملية طويلة شاقة مستمرة ومعقدة، خصوصاً إذا ما تمت في بيئة تفتقر إلى المقومات الأساسية التي تُبنى عليها هكذا عملية، مثل وجود الجهاز البشري المؤهل ووفرة الموارد المالية لتغطية التكاليف وتفاعل الجمهور الحقوقي والمستفيدين من خدمات الإدارة العدلية مع المكننة …
من هنا، تتطلب عملية المكننة تحضيراً حثيثاً متناهي الدقة، وتستلزم تضافر الجهود القائمين على العمل والموظفين المعنيين مباشرةً ومنفذي النظم المعلوماتية، كما تفترض مواكبة العاملين لها من جهة أولى، يقتضي تحديد الأهداف Set of Objectives التي سيُعمل على تحقيقها باعتماد المكننة، وفي هذا الإطار وضع خطة شاملة طويلة الأمد مُمرحلة ومفصَّلة Master Plan لتنفيذ عملية المكننة والتطوير والإصلاح الاداري.
ومن الضروري التأكيد أن المكننة تدخل في سياق تطوير المرفق القضائي وتحديثه وفي سياق إصلاحه من الشوائب التي تعوقه.
وتتطلب عملية المكننة الأخذ بعين الاعتبار مجموعة من العوامل والعناصر، منها ما هو مادي، ومنها ما هو بشري، ومنها ما هو قانوني، ومنها ما هو تقني، إن في مرحلة التحضير لها، وإن في مرحلة المسح ووضع المواصفات المطلوبة للأنظمة، وإن في مرحلة التنفيذ، وذلك حتى تُعطي المُتوخى منها. و النظر إلى وضع البيئة المادية التي ستُركَّب فيها الأجهزة والنظم المعلوماتية (حالة الأبنية ومدى توفر خدمات الاتصال والكهرباء فيها …) وكذلك إلى مواصفات الأجهزة المنوي شراءها وتصميم شبكات نقل المعلومات , وعلى الصفحات التالية سنتناول موضوع مكننة العمل . والله الموفق.
أهمية مكننة العمل:
تمثل تقنية الاتصالات والمعلومات الركيزة الاساسية لاقتصاد المجتمع الحديث (اقتصاد المعرفة) ، وأدى تأخر استخدام تطبيقاتها في بعض المجتمعات إلى خسارة حقيقية في كفاءة وفعالية قطاعات الانتاج المختلفة.
وتحتم علينا ظروف العصر الحالية المتسارعة مجهود أكبر في إنجاز الأعمال ذات المتطلبات الكثيرة و في وقت أقصر و اقتناص الفرص دون ما تردد والاستجابة السلبية لهذه التغيرات المتسارعة ستؤدي بنا حتما إلى تأخر تقدم الأعمال وتطورها وبالتالي خسارة في الانتاجية و اختفاء الابداع، أما التجاوب الإيجابي ل هذه التغييرات المتسارعة خاصة طفرات التقنية فسوف تقود إلى الابتكار والابداع في الأعمال ، وتشير التجارب السابقة لكثير من الدول التي لها السبق في هذا المجال أن التجاوب مع والاستفادة من التقنيات الرقمية الحديثة وتطبيق ات ها وتبنيها كإحدى البنى التحتية الرئيسة في جميع أعمال المؤسسات أدت إلى ظهور أساليب حديثة ومعايير متطورة لإدارة الأعمال بطرق مختلفة عن تلك الطرق التقليدية المتبعة ، وتطلب ذلك وجود قيادات إدارية واعية ذات نظرة شمولية قادرة على اخذ زمام المبادرة ومواكبة التطورات المختلفة في بيئة العمل التي تفرضها هذه التقنيات الرقمية و مواجهة تحدياتها ، ولعل هذا ما حدا بالدول الصناعية المتقدمة حتى النامية منها التي وعت أهمية التقنيات الحديثة في نمو الاقتصاد باستثمار مبالغ كبيرة في إنشاء البنى التحتية الضرورية لتسهيل استخدام التقنيات الرقمية وأهم هذه البنى هي الاتصالات مثل تقنيات الالياف الضوئية والشبكات الالكترونية ، وزيادة على ذلك قامت هذه الدول بإنشاء أجهزة ومؤسسات متخصصة للإشراف على تنفيذ هذه المشاريع التي تعتبرها استراتيجية لنمو الاقتصاد و تقدم البلد .
ومع هذا الايقاع المتسارع في التطور في مجال التقنيات الحديثة أخذت القناعات الثابتة والعادات المتأصلة القديمة في إدارة الأعمال تتهاوى أمام هذا الزحف التقني، واضطر أصحابها أو المؤمنون بها إلى ادخال تغييرات جذرية فيها دونما فترة استعداد ، وما جهاز الحاسوب ( PC ) والشبكات الداخلية ( LAN ) إلا مثالان فرضا نفسيهما على الواقع وأصبحا لا غنى عنهما في إدارة أعمال المؤسسات والشركات التي تبحث عن جودة الانتاجية و الاداء الجيد في الإدارة وتوفير النفقات وهذه هي العناصر الايجابية لتطبيق الإدارة الالكترونية في أي بيئة عمل .
وأصبح من الضرورة بمكان الاهتمام باستخدام هذه التقنيات الحديثة التي ستساعد وتعمل على تحقيق الأهداف وضمان استمرار هذه المؤسسات في أ داء أعمال متميزة خاصة مع ازدياد المنافسة وزيادة وعي المستهلك والمواطن بأهمية الجودة في الانتاج والسرعة في الانجاز وكذلك وعي المؤسسات بقلة الموارد المالية المتاحة وهذا ما يستدعي تغيير المفاهيم السائدة في إدارة أعمال المؤسسات .
مفهوم مكننة العمل :
عرفها ( السالمي, 2005) بأنها: عملية مكننة جميع مهام ونشاطات المؤسسة الإدارية بالاعتماد على كافة تقنيات المعلومات الضرورية وصولا إلى تحقيق أهداف الإدارة الجديد في تقليل استخدام الورق وتبسيط الإجراءات والقضاء على الروتين السريع والدقيق للمهام والمعاملات لتكون جاهزة للربط مع الحكومة الإلكترونية لاحقاً".(1)
ويعرفها (هوبكنز,وماركهام,2006)بقوله " تطبيق متميز للتقنيات المعتمدة على الويب في النظم والذى سيسهم مع بعض التغييرات التنظيمية الأخرى في إتاحة إمكانية الوصول إلى المعلومات على نطاق واسع وكذلك توفير فرص عديدة لإدارة تلك المعلومات"(2).
مكننة العمل تعني استخدام منظومة الكترونية متكاملة تعتمد على تقنيات الاتصالات والمعلومات لتحويل العمل الإداري اليدوي إلى أعمال تنفذ بواسطة التقنيات الرقمية الحديثة .
المكتب بدون أوراق : هو المكان الذي تؤدي فيه الأعمال وتنفذ بواسطة ثلاثة عناصر رئيسة :
- جهاز الحاسوب.
- الشبكة الداخلية.
- شبكة الانترنت.
ويدير هذه المواقع أو المكاتب كادر بشري مؤهل فنياً يتسم بالكفاءة العالية وسرعة الانجاز والجودة في التنفيذ(1).
الأهداف المتوخاة من مكننة العمل :
1 - استخدام التقنيات الرقمية الحديثة من حلول وأنظمة التي من شأنها تطوير العمل المكتبي وبالتالي رفع كفاءة وانتاجية الموظف وخلق جيل جديد من الكوادر الكفؤ .
2 - القضاء على البيروقراطية و تعقيدات العمل اليومية .
3 - توفير المعلومات والبيانات لأصحاب القرار بالسرعة وفي الوقت المناسبين ورفع مستوى العملية الرقابية.
4 – توفير التقنيات المتطورة في المؤسسات ذات العلاقة التي من شأنها تحسين الانتعاش الاقتصادي وجذب الاستثمار.
5 - تقليل تكاليف التشغيل من خلال خفض كميات الملفات والخزائن لحفظها وكميات الأوراق المستخدمة والانجاز السريع للمعاملة.
6 - تواصل أفضل وارتباط أكبر بين ادارات المؤسسة الواحدة من شأنه تقديم خدمات أفضل ورفع مستوى الأداء .
فوائد مكننة العمل :
1 - تحسين فعالية الاداء واتخاذ القرار من خلال اتاحة المعلومات والبيانات لمن أرادها ، وتسهيل الحصول عليها من خلال تواجدها على الشبكة الداخلية وامكانية الحصول عليها بأقل مجهود من خلال وسائل البحث الالية المتوفرة.
2 - المرونة في عمل الموظف بحيث يمكن للموظف سهولة الدخول على الشبكة الداخلية من أي مكان قد يتواجد فيه للقيام بالعمل في الوقت والمكان الذي يرغب فيه ، فأصبح المكتب باستخدام تطبيقات الإدارة الالكترونية ليس له حدود( يمكن أن يكون من البيت ، الشارع ، المطار .. الخ) .
3 - سهولة عقد الاجتماعات عن بعد ( Video Conferencing ) بين الإدارات المتباعدة جغرافيا .
4- لن تكون هناك حاجة ل لعدد الكبير من خزائن الملفات وبالتالي توفير مساحتها وكذلك توفير نفقات الموظف المخصص للعناية بهذه الملفات.
5- سهولة وسرعة وصول التعليمات والمعاملات الإدارية للموظفين والزبائن والمراجعين كذلك .
6- سهولة إنهاء معاملات المراجعين من خلال جهة واحدة تقوم بهذه المهمة بالإنابة عن الدوائر الأخرى( المحطة الواحدة ) .
7- سهولة تخزين وحفظ البيانات والمعلومات وحمايتها من الكوارث و العوامل الطبيعية من خلال الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية في أماكن خارج حدود المؤسسة وهو ما يعرف بنظام التحوط من الكوارث ( DRS ) .
8- من وجهة نظر المحافظة على البيئة :
كثير من الناس في مكاتبهم ومواقع عملهم يستخدمون كثير من الطاقة والمياه والمواد الخام التي تدخل في تنفيذ أعمالهم ( ورق ، أقلام ، و حبر ...) ، في جميع هذه الامور هناك مجال كبير للتوفير وتقليل من الضرر على البيئة فيمكن لمختلف المؤسسات والأعمال الحصول على فائدة كبيرة من خلال التقليل من استخدام العناصر أعلاه في العمل فقد تكون الفائدة مالية من خلال تخفيض التكلفة أو بيئية من خلال التقليل من استخدام الأوراق ( قطع الأشجار ) أو الأحبار وتشير الاحصاءات في الشركات في الغرب خاصة بريطانيا بأن قيام الشركات بترشيد الاستهلاك في مجال المياه والطاقة والأوراق والأحبار في أعمالها كان لها عائد كبير ماديا وتشير ان ترشيد الاستهلاك في المجالات السابقة بمعدل 10% سنويا كان عائدة المادي توفير مبلغ 2.6 مليار دولار امريكي سنويا في بريطانيا وحدها ( استخدام أجهزة energy saver التي تغلق بعد الاستخدام ، أجهزة سريعة للنسخ والتوقيت للإرسال أوقات التسعيرة المخفضة )(1).
الأنظمة الفرعية لمكننة العمل المكتبي :
تستخدم أجهزة ومعدات نظام العمل المكتبي المتكامل في إعداد المستندات المكتوبة ومضاعفة عدد نسخها ، ونقل البيانات ، وحفظ وإستدعاء المعلومات. ويحتوي النظام المتكامل على مجموعة من الأنظمة الفرعية مثل معالجة الكلمات والنصوص لإعداد التقارير والمراسلات ، والبريد الإلكتروني لتصدير وإستلام الخطابات والمذكرات والتقارير ، وشبكة التليفونات لربط مجموعة من الكلمات في شكل مؤتمر ، أو عقد المؤتمرات عن بعد بالصوت والصورة معاً.
وتشمل هذه الأنظمة ما يلي :
أ- أجهزة معالجة الكلمات : يعني معالجة الكلمات استخدام الوسائل الآلية والإلكترونية في إعداد الخطابات والمذكرات والتقارير والفواتير والكتب والمقالات أو أي شيء آخر يحتوي على كلمات وجمل مكتوبة ، وتتضمن أيضاً استدعاء البيانات مرة أخرى للمراجعة وتصحيح ما بها من أخطاء وطباعتها وبالشكل المطلوب.
وتستخدم أجهزة معالجة النصوص بأحد الأنظمة التالية:
(1) نظام مفرد لمعالجة الكلمات Stand alone Processing System ويحتوي على حاسب واحد مزود بشاشة وجهاز طباعة.
(2) نظام مشاركة Shared Logic System ويحتوي على حاسب أو جهاز معالجة الكلمات ومتصل بعدة محطات عمل Work Stations وكل محطة عبارة عن نهاية طرفية أو جهاز مزود بلوحة مفاتيح لإدخال البيانات إلى جهاز معالجة الكلمات ، وربما يستعين هذا النظام بمستودع للإملاء Dictation Tank لتسجيل الأصوات من مختلف محطات العمل.
(3) نظام منتشر لتشغيل البيانات Distributed Data Processing System ويشتمل على شبكة من الأنظمة المفردة وذاكرتها ، حيث تقوم محطات العمل المحلية بإعداد الخطابات أو المذكرات أو التقارير وإرسالها عن طريق الشبكة للتحديث أو المراجعة ، ومن ثم تتميز تلك النظم المنتشرة بسعة تخزينية ضخمة.
ب- أجهزة مضاعفة عدد النسخ Duplicating : تعد وظيفة مضاعفة عدد النسخ (أي صور طبق الأصل) من الوظائف الهامة في النظام المتكامل ، حيث يسمح نظام التصوير (النسخ) الآلي بتوزيع كم كبير من المعلومات بسرعة وسهولة لمن يحتاج إليها ، وقد تستخدم في ذلك أجهزة التصوير المعروفة ومنها ما يعمل بالألوان.
ج-أجهزة الحفظ Filing : يتولى نظام الحفظ تبويب وحفظ المعلومات والتقارير والخطابات والمستندات حتى يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة ، وقد يتم حفظ أصول أو صور المستندات.
د-أجهزة الصور المجهرية Micrographics : وتعتمد هذه الأجهزة على تصغير المستندات وطبعها في شكل صور فيلمية صغيرة ومن ثم لا تحتاج إلى حيز كبير لتخزينها ، ومن الأشكال المصغرة الشائعة الاستخدام الـ Microfilm والـ Microfiche والبطاقات النفاذة Aperture Cards .
هـ-البريد الإلكتروني Electronic Mail : لقد أدى إرتفاع التكاليف والوقت اللازم لتسليم البريد إلى زيادة الإستعانة بالبريد الإلكتروني عن طريق توصيل الحاسبات الصغيرة بخطوط التليفون أو الموجات الصغيرة أو أي وسائل أخرى(1).
وتقوم بعض الأنظمة بإرسال الرسائل من حاسب إلى آخر ، والبعض الآخر يستخدم جهاز التصوير عن بعد Telecopier أو جهاز الفاكسيميلي Facsimile Machine الذي يقوم بإمعان النظر في الصفحة وتحويل ما بها من بيانات إلى نبضات إلكترونية يمكن إرسالها عبر خطوط التليفون إلى مكان بعيد ، ويتولى جهاز الاستقبال تحويل النبضات مرة أخرى إلى صورة طبق الأصل.
و-المؤتمرات عن بُعد Teleconferencing : وهي إحدى صور الاتصالات الإلكترونية التي تسمح لمجموعة من الأفراد في أماكن مختلفة بالمشاركة في مؤتمر ما وهم في أماكنهم دون تحمل مشقة الانتقال إلى مكان المؤتمر ، ومن ثم يمكنهم مشاركة المعلومات والحصول على الكثير من المدخلات وإتخاذ القرارات.
وتعد المؤتمرات عن بُعد من أدوات العمل المكتبي الفعالة لأنها توفر الكثير من الوقت والجهد والأموال وخاصة المتعلقة بنفقات السفر والإقامة.
التوصيات:
- ضرورة وضع هيكلية إدارية للمكاتب التي يطبق فيها مكننة العمل المكتبي تحدد واجبات ومسؤوليات جميع المسؤولين وتنظم علاقات العمل الهرمية بينهم وتؤدي إلى: تأمين الموارد البشرية ذات الكفاءة.
- تفعيل الإعداد والتدريب، تنظيم المحفوظات والأرشيف.
- اختيار النظم المناسبة لأنظمة المعلومات بما يؤدي الى تعديل الأنظمة من أجل تحديث العمل المكتبي عن طريق إعادة النظر بأساليب ومسالك العمل لرفع جودة الخدمات وتعزيز الرقابة.
- بذل الجهود اللازمة مع المعنيين لإقرار المكننة من أجل تحقيق نظام فاعل.
- إعادة النظر بمسالك العمل المكتبي بما يؤدي الى اختصار مسالك سير المعاملات وتبسيط الإجراءات الإدارية بهدف رفع مستوى جودة الخدمات المؤداة.
- تفعيل التواصل والتنسيق مع الإدارات الأعلى ومع المتعاملين مع المكتب.
الخاتمة:
الحمد لله الذي تتم بنعمته الصالحات و الصلاة و السلام على خاتم النبيين , محمد بن عبد الله صلى الله عليه و على آله و صحبه و سلم تسليما كثيرا ... أما بعد ...
ففي نهاية هذا البحث من الموضوع نقول بأن الاستثمار في مكننة العمل المكتبي , وفي توظيف تقنية الاتصالات والمعلومات واستخدامها وبما يتناسب و حاجة المكتب عنصرا أساسيا لضمان نجاح وتطور عمل المنظمات في عصرنا الحاضر، حيث أصبحت مكننة العمل الإداري من عوامل زيادة الإنتاجية والفعالية في الأداء ورفع الكفاءة وحسن مراقبة سير المعاملات و توفير النفقات في المؤسسات والشركات (1).
وقد قمنا في هذا البحث باستعراض عدد من العناصر التابعة لهذا الموضوع .
ونأمل أن نكون قد استعرضنا هذا الموضوع على النحو اللائق وأخيراً ندعو الله تعالى أن يجعل العمل في موازين حسناتنا ونسأله المغفرة والرضوان.
وآخر دعوانا أن الحمد لله رب العالمين.
قائمة المراجع:
1- توفيق ، عبدالرحمن ، الإدارة الالكترونية ، اصدارات مركز الخبرات المهنية للإدارة ، القاهرة، 2003م.
2- السالمي، علاء عبد الزاق محمد، والسالمي، حسين علاء عبد الزاق، شبكات الإدارة الإلكتروني، دار وائل للنشر والتوزيع، عمان،2005م.
3- هوبنكز وماركهام, بريان وجيمس، الإدارة الالكترونية للموارد البشرية, ترجمة العامري, خالد، دار الفاروق للنشر، القاهرة ، 2006م.
4- من شبكة الانترنت:
www.digitaloman.com/indexd9d1.html
www.eetd.ibi.gov/paper/ideas
www.almustaqbal.com/v4/article.aspx?Type=NP&ArticleID=627911
الفهرس
م الموضوع الصفحة
1 المقدمة 2
2 أهمية مكننة العمل 3
3 مفهوم مكننة العمل 4
4 الأهداف المتوخاة من مكننة العمل 5
5 فوائد مكننة العمل 6
6 الأنظمة الفرعية لمكننة العمل 7
7 التوصيات 9
8 الخاتمة 11
9 قائمة المراجع 12
10 الفهرس 13