بحث في إدارة الشراء والمخزون بعنوان: مفاهيم أساسية في المخزون
Purchasing and Inventory Management
بسم الله الرحمن الرحيم
المقدمة
يعد المخزون إحدى الموضوعات الهامة التي تواجهها الإدارة في المنظمات المختلفة وتزداد أهميته في المشروعات الصناعية إلى الدرجة التي تؤثر على نجاحها في تحقيق أهدافها بل لقد أصبحت كفاءة تلك المشروعات تقاس بقدرتها على الاحتفاظ بالمواد التي تحتاجها مستقبلاً، فالعمليات المخزنية تعتبر مرحلة أساسية من مراحل العملية الإنتاجية سواء في مجال إنتاج السلع أو تقديم الخدمات ولا يخلو النشاط الاقتصادي على وجه العموم من عمل مخزني من وقت استخراج الخامات من مصادرها الطبيعية وفي مراحل نقلها إلى مراكز الإنتاج وبيعها وحتى وصولها إلى المستهلك .
مفهوم المخزون:
يمكننا أن نوضح مفهوم المخزون كما يلي: " المخزون هو عبارة عن المواد الخام والمستلزمات وقطع الغيار والمواد نصف المصنعة , والمواد تامة الصنع الموجودة في المخازن بانتظار استخدامها مستقبلاً".( الحسين وآخرون، 2003م، ص 305)
كما تعرفه الجمعية الأمريكية للرقابة على المخزون والإنتاج بأنه إجمالي الأموال المستثمرة في وحدات من المادة الخام والأجزاء والسلع الوسيطة وكذلك الوحدات تحت التشغيل بالإضافة إلى المنتجات النهائية المتاحة للبيع. ( ماضي وآخرون ، 2000).
ومن التعريفين السابقين نستنتج ما يلي:
1. أن المخزون هو عبارة عن المواد والبضائع التي تحتفظ بها المنشأة في المخازن بهدف إمداد العمليات الإنتاجية والاحتفاظ بالسلع تامة الصنع لحين إيصالها إلى الأسواق .
2. أن المخزون ما هو إلا أموال مستثمرة وعلى ذلك فإن المخزون الزائد ما هو إلا رأس مال معطل .
3. أن المخزون يعد عملية خمود مؤقت بين نشاطين هما العرض والطلب حيث أن المخزون يحقق التوازن بين العرض في وقت ، والطلب في وقت آخر ، وبالتالي فإن توافق العرض والطلب في نفس الوقت والمكان يجعل المخزون غير ضروري ولا حاجة للاحتفاظ به ، وكلما كان هناك اختلاف بين العرض والطلب في المكان والزمان ظهرت الحاجة إلى المخزون .
أهمية الاحتفاظ بالمخزون:
تأتي أهمية الاحتفاظ بالمخزون في أية منظمة إلى جملة من الأسباب منها:
1- توفير المواد بشكل مستمر كجزء من مستلزمات العمل
2- نظرا لتقلب الأسعار وارتفاعها اغلب الأحيان
3- مواجهة النقص في الكميات المعروضة من المواد والسلع بسبب احتمالية انقطاع عمليات التوريد وتأخر وصول الكميات المتعاقد عليها في موعدها الاستفادة من الشراء بكميات كبيرة لتقليل كلف المواد المشتراة من خلال تقليل سعر الوحدة الواحدة وكذلك تقليل تكلفة النقل مع ضرورة مراعاة الاستثمار الصحيح لرؤوس الأموال
4- معالجة موسمية الحاجة إلى المواد أو المنتجات ، معلوم أن الحاجة لبعض المواد أو المنتجات في موسم معين قد يكون أكثر من موسم آخر فأجهزة التدفئة أو الملابس الثقيلة مثلا لها احتياجات واضحة أو في فصل الشتاء وتقل إلى أدنى مستوى لها في فصل الصيف لذا تقوم الشركات المتخصصة بهذه المنتجات بالإنتاج خلال مدة الصيف وتحفظ في مخازن لحين إمكانية تصريفها في وقبل فصل الشتاء
5- تأثر المخزون من مواد وسلع بالظروف السياسية مما زاد الاهتمام باتخاذ الإجراءات اللازمة في توفير المخزون ووصل الأمر بمسؤولي بعض الدوائر إلى توفير مكان منعزل كمخزن للمواد لا تتوفر فيه المقومات المطلوبة لحفظ المواد , وهذا ما تعانيه سوريا في الوقت الحاضر حيث تضطر لشراء المواد بكميات كبيرة بشكل يزيد عن حاجتها وذلك تجنبا من عدم إمكانية الحصول عليها فيما بعد .
(مركز العلوم الصناعية والهندسية:
www.samehar.wordpress.com)
الاعتبارات الواجب مراعاتها عند بناء المخزن:
1. اختيار موقع المخزن:
نظرا لأهمية المخزن هناك عدد من النقاط يجب مراعاتها قبل اختيار الموقع:
1- قرب المخزن من الأقسام التشغيلية التي تستخدم المواد الموجودة فيه وذلك من اجل تقليل عمليات النقل وتقصير المسافة في نقل المواد إلى اقل قدر ممكن , من ملاحظتنا للمنشآت لدينا وجدنا عدم تحقق هذا الشرط لانتشار المخازن في أماكن بعيدة عن مكان الإنتاج مما يحمل الإنتاج تكلفة إضافية (تكلفة النقل)
2- طبيعة المواد تملي بعض الشروط الخاصة بها مثل المواد سريعة الاشتعال حيث يتطلب تخزينها بعيدا عن الرطوبة أو خزانات مانعة للحريق ودرجات حرارة معينة
3- حجم يلاءم كمية المواد المراد تخزينها وهذا ما يؤثر باختيار الموقع المناسب كذلك يجب الأخذ في الاعتبار إمكانية التوسع في المستقبل
4- توفر الظروف المناخية المناسبة
5- توافر وسائل النقل المناسبة
2. مساحة المخزن:
لتحديد مساحة المخزن المناسبة لابد من الأخذ بعين الاعتبار أمرين رئيسيين هما:
المواد المراد تخزينها والمساحة المتاحة لهذا الغرض من الأهمية بمكان وضع التصاميم المناسبة للمخازن لما لها دور كبير فيما بعد أثناء عملية الإنتاج أو عند شراء المواد وحفظها أو لتسهيل عملية الجرد.
إذا لابد من الاستثمار الأمثل للمستودعات والمخازن , فالمخازن الغير مستخدمة يمكن تأجيرها للشركات التي هي بحاجتها وغير قادرة على بناء مخازن خاصة بها.
رابعاً أنواع المخزون :
صنف ستيفن سون المخزون إلى الأنواع التالية:
1. المواد الخام, والمواد المشتراة.
2. المواد تحت التشغيل, والمواد نصف المصنعة.
3. المواد تامة الصنع, أو السلع الجاهزة.
4. الأجزاء والمعدات والتوريدات.
في حين اقترح كلاً من بترسون و سيلفر التصنيف التالي لأنواع المخزون:
1. مخزون مصدره عمليات الشراء الخارجي من الموردين أومن إنتاج المنظمة.
2. مخزون يتم الاحتفاظ به لمواجهة الاستخدامات المتوقعة من مادة ما, وهذا ما يساعد المنظمة على الحد من تقلبات الطلب.
3. مخزون الأمان وهو الذي يستخدم لمواجهة بعض المشكلات أو الحالات غير المتوقعة مثل حالات التأخير في التوريد ,أو الزيادة في الطلب وبالتالي زيادة معدل الاستخدام.
مخزون تحت التشغيل وهو مخزون ضروري, وهو ينتقل من عملية إنتاجية إلى عملية أخرى لحين الانتهاء من إنتاجه.( الحسين وآخرون، 2003م، ص 307-308)
العوامل المحددة لمستويات المخزون:
وتقسم إلى نوعين : 1. عوامل إنتاجية
2. عوامل تسويقية
1ً . عوامل إنتاجية: وتشمل:
أ- نظم الإنتاج .
ب- التخصص.
ت- المراحل الصناعية.
ث- الزمن.
أ- نظم الإنتاج: حيث يوجد أكثر من نظام للإنتاج و يهمنا منها نظامين هما( الغدير، 2000م، ص 337-336) :
نظام الإنتاج المستمر يحتاج ونظام الإنتاج حسب الطلب, ونظام الإنتاج المستمر يحتاج إلى كميات كبيرة من المخزون بما يضمن استمرار العملية الإنتاجية , ويحتاج إلى مخازن كبيرة ,ونظام الإنتاج حسب الطلب كلما تأتي طلبيه فنقوم بتوفير ما تحتاجه هذه الطلبية من مواد وبالتالي لا نحتاج إلى مخازن كبيرة.
درجة التخصص: فإذا كان المنتج متخصص بإنتاج سلعة واحدة, فيكون لديه في المخازن مخزون من المواد لتغطية إنتاج هذه السلعة , وبالتالي يكون مستوى المخزون من هذه السلعة محدود. بينما إذا كان يتعامل مع مزيج سلعي كبير وينتج أكثر من سلعة فلا شك أنه سيكون لكل نوع من أنواع السلع مخزون كافي من المواد الأولية التي تدخل في إنتاجها وبالتالي سيرتفع لديه مستوى المخزون في المخازن. ( الغدير، 2000م، ص 337)
ب- المراحل الصناعية: فبعض المواد قد تمر بمراحل صناعية واحدة وبالتالي فهي تحتاج إلى مواد أولية تدخل هذه المرحلة الصناعية, بينما بعض السلع والمواد تمر بأكثر من مرحلة صناعية واحدة ,فقد تمر بمرحلتين أو ثلاثة أو أربعة مراحل , وفي كل مرحلة يتم استخدام و إضافة مواد أولية جديدة مما يعني أن علينا أن نوفق بين المراحل الصناعية التي تمر بها السلعة وبين كمية المخزون اللازمة لهذه المراحل.
ت- الزمن: و يهمنا فيه ربط الزمن بالعملية الإنتاجية ,فإذا كانت العملية الإنتاجية قد تستغرق زمناً بسيطاً وبالتالي سيتم إنتاج وحدات كثيرة لأن مخزون من المواد الأولية الداخلة في إنتاج السلع مخزون ضخم وكذلك الأمر لمخزون السلع النهائية.
أما إذا كانت العملية الإنتاجية تمر بمراحل صناعية متعددة أي بمراحل زمنية طويلة فإن إنتاج الوحدة الواحدة سيحتاج إلى زمن طويل نسبياً وبالتالي تكون الكميات التي يتم تخزينها موزعة على هذه الفترة الزمنية , ويكون المخزون قليل من المواد الأولية والسلع النهائية.
2ً. العوامل التسويقية :
أ- الطلب .
ب- التأكد من مستوى الطلب .
ت- مدى التشابه في مكونات الطلب .
ث- التأخير المسموح به.
ج- هيكل التوزيع. ( الغدير، 2000م، ص 338)
تكاليف المخزون:
.. وتشمل:
1. تكاليف الحصول على المواد مثل : الرواتب ,النفقات الخاصة بمراجعة أوامر الشراء, والمتابعة , والفواتير , والدفع.
2. تكاليف التخزين مثل: تكاليف تجميد رأس المال , تكاليف المناولة والتخزين وإيجاد المخازن ونفقات الإضاءة والتهوية والتدفئة والتبريد, والمواد الحافظة وتكاليف التلف والعجز, وتكاليف التأمين وتكاليف الإشراف والاختبار والسجلات.
3. تكاليف نفاذ المخزون: وهذا النوع من التكاليف لا يقتصر فقط على الخسارة التي تتحملها الشركة نتيجة لفقدان الأرباح المنتظرة فحسب , و إنما تشمل التعويضات التي تدفعها لعملائها بسبب التأخير في التسليم المنتجات في التواريخ المتعاقد عليها , وهذا سيؤدي إلى تحطيم شهرتها بين عملائها وهذا لا يقدر بثمن.( ناصر وعواد، 2004م، ص 304)
نماذج المخزون:
تتباين نماذج المخزون تبعاً لحالة الطلب (حالة الاستخدام) على المادة والطلب أما أن يكون : معلوم وثابت , أو يكون غير معلوم وغير مؤكد .
وفي جميع الأحوال فإن أهداف نماذج المخزون هما :
1. تحديد كمية الطلب الاقتصادية.
2. متى يتم طلب هذه الكمية .
وسنقوم فيما يأتي بشرح نماذج المخزون المبنية على الطلب معلوم أو ثابت.
أ- نموذج المخزون التقريري الأساسي:
افتراضات هذا النموذج:
1. الطلب معلوم و ثابت.
2. هناك فترة توريد ثابتة ومحددة أي أن الفترة بين إعداد الطلبية واستلامها ثابت.
3. كلفة الوحدة الواحدة ثابتة ولا يوجد خصم كمية.
4. يتم الطلب في كل مرة عندما يصل المخزون إلى نقطة إعادة الطلب.
5. الكميات المطلوبة ثابتة في كل فترة وهي تعادل الكمية الاقتصادية للطلب...
إن هذا النموذج يهدف إلى تحديد الكمية الاقتصادية للطلب أو الشراء (ك) ونقطة إعادة الطلب (ع).
a. تحديد الكمية الاقتصادية للطلب (ك) بيانياً من خلال الرسم البياني التالي:
من الشكل يلاحظ أن :
• الكمية الاقتصادية للطلب(ك) تكون عند النقطة التي يتكون فيها التكاليف الكلية في حدها الأدنى.
• تتزايد تكاليف الاحتفاظ بالمخزون مع تزايد عدد الوحدات المخزنة...
• تتناقص تكاليف إعداد الطلبيات مع تزايد عدد الوحدات المطلوبة ...
رياضياً فإن تحديد الكمية الاقتصادية للطلب يتم كما يأتي(درعزيني، 2007م،21):
= =عدد الطلبيات
تكلفة إعداد الطلبيات السنوية =عدد الطلبيات *تكلفة إعداد الطلبية الواحدة وهي ثابتة (1)
تكاليف الاحتفاظ في المخزون السنوي = متوسط المخزون * تكلفة الاحتفاظ بالوحدة سنوياً.
متوسط المخزون = (الحد الأعلى للمخزون + الحد الأدنى) ÷ 2 أو
متوسط المخزون=
وبالتالي فإن تكاليف الاحتفاظ في المخزون السنوية= (2)
وبالتالي فإن مجموع التكاليف الكلية=
تكلفة إعداد الطلبية السنوية + تكلفة الاحتفاظ بالمخزون السنوية
ت ك =[(ط/ك)*ت]+[(ك/2)*خ] (3)
ولإيجاد الحل الأمثل لـ ك نقوم باشتقاق المعادلة رقم 3 بالنسبة لـ (ك) فنحصل على
ك*=
أي أن الكمية الاقتصادية للطلب( أو الحجم الأمثل للشراء )=
الجذر التربيعي ل =2× كلفة إعداد الطلبية × الطلب السنوي/ كلفة الاحتفاظ السنوية بالوحدة الواحدة في المخزون
يلاحظ أن التكاليف بأنواعها هي تكاليف سنوية حصراً...
تحليل الحساسية النموذج :
يهدف هذا التحليل إلى قياس درجة التغير في حجم الكمية الاقتصادية للطلبEOQ بنتيجة تغير أي من المتغيرات الثلاثة في معادلة الكمية الاقتصادية للطلب وهي : الطلب السنوي (ط) ,تكلفة إعداد الطلبية (ت) ,تكلفة الاحتفاظ في المخزون (خ) ويتم قياس العلاقة بين أثر التغير في التقديرات المتغيرات الثلاثة على الكمية الاقتصادية للطلب , والتكاليف الإضافية المترتبة على هذا التغير باستخدام الصيغ التالية : التغير النسبي في التكاليف = [1+ن/ ] 100
حيث (ن) = القيمة المقدرة للمتغير / القيمة الحقيقية للمتغير
وهي علاقة صحيحة لأي من المتغيرات الثلاثة في معادلة الكمية الاقتصادية للطلب , وباستخدامها عملياً يمكن التوصل إلى نتيجة هامة وهي :
إن التكاليف الكلية أكثر حساسية للتقديرات المتشائمة من قيمة المتغير عنها في حالة التقديرات المتفائلة في قيمة المتغير...
ب. تحديد نقطة إعادة الطلب :
نقطة أو مستوى إعادة الطلب هي كمية المخزون التي تفي بالاحتياجات خلال فترة التوريد والتي هي الفترة الفاصلة بين إصدار أمر الشراء وبين استلام الطلبية .
في إذا كانت فترة التوريد مؤكدة ومعدل الاستخدام للمادة معروف وثابت خلال فترة التوريد فإن :
مستوى إعادة الطلب = فترة التوريد × معدل الاستخدام
أو ع = ف × س
نموذج الكمية الاقتصادية للطلب مع استمرار استخدام المادة خلال فترة التوريد :
وهذا النموذج لا يختلف عن النموذج السابق لتحديد الكمية الاقتصادية للطلب إلا في فرض واحد وهو أن التوريد توريد الكمية المشتراة يتم تدريجياً , بالطبع سيكون هناك استخدام لهذه الكمية خلال فترة التوريد .... وهذا النموذج واسع الانتشار في المنظمات الصناعية. (درعزيني، 2007م،20)
من مستلزمات تطبيق هذا النموذج ما يلي :
• معدل التوريد أو الإنتاج وهو يشير إلى معدل تسليم المادة إلى جهة الاستخدام .
• معدل الاستخدام أو الصرف (د) وهو يشير إلى معدل الطلب غلى المادة من قبل جهة الاستخدام , ويشترط النموذج أن (د<و) .
• فترة التوريد (ف) وتشير إلى فترة التوريد التدريجي والتي يتم فيها أيضاً استخدام المادة .
• فترة الاستخدام (م) وهي التي يتم فيها استخدام المخزون المتراكم عندما لا يكون هناك توريد.
• الحد الأقصى للمخزون (ص) وهو يشير إلى أقصى رقم ممكن أن يصل إليه المخزون وهو يتوقف على العلاقة بين (و,د) مع ملاحظة أن مستوى المخزون في ظل هذا النموذج لا يمكن أن يصل إلى الكمية ك المشتراة لأن توريد هذه الكمية سيكون تدريجياً وتستخدم في وقت التوريد أيضاً.
التكاليف الإجمالية السنوية=
تكاليف الاحتفاظ بالمخزون + تكلفة إعداد الطلبيات السنوية
ت ك = (ص/2)خ + ( ط/ك)ت
ولحساب الكمية الاقتصادية (ك) نستخدم الرموز التالية :
_ ميل خط تراكم المخزون ( و- د)=ص/ي (1)
حيث أن ي _ تشير إلى نهاية الفترة ويكون مستوى المخزون قد وصل إلى حده الأقصى (ص).
_ ميل خط تراكم المخزون إذا لم يكن هناك استخدام خلال فترة التوريد :
و = ك/ي (2)
من المعادلة (1) فإن ص =(و-د)ي (3)
من المعادلة (2) فإن ي = ك ÷ و بالتعويض في 3
ص=(و-د)(ك/و)
ص=ك(1- د/و)
وبالتالي فإن متوسط المخزون يساوي :ص/2 =1/2 ك(1- د/و)
وباستخدام أسلوب التفاضل نجد أن :
ك** =
وسنجد أن الكمية الاقتصادية للطلب ( ك**) في ظل هذا النموذج ستكون اكبر من الكمية الاقتصادية للطلب ك* في ظل النموذج السابق. (درعزيني، 2007م،21)
نموذج الكمية الاقتصادية للطلب مع وجود خصم كمية :
إن فروض هذا النموذج مشابهة لفروض النموذج الأساسي مع وجود فارق واحد هو وجود أسعار شراء مختلفة للكميات حسب حجم الكميات المشتراة .... ولذلك حتى ندخل أثر خصم الكمية في الحسبان يجب إضافة نوع ثالث من التكاليف هو تكاليف شراء الوحدات السنوية إلى معادلة التكاليف الكلية فتصبح :
ت ك = تكاليف الاحتفاظ بالمخزون + تكاليف إعداد الطلبيات + تكاليف شراء الوحدات السنوية .
إن تكاليف الاحتفاظ في المخزون =ط*خ/ك
أما تكاليف إعداد الطلبية = ط*ت/ك
بينما تكاليف شراء الوحدات السنوية =ط × ش
حيث أن ش تمثل كلفة شراء الوحدة الواحدة .
أما الكمية الاقتصادية للطلب(ك*)= ولكن عند كل سعر شراء.( الحسين وآخرون، 2003م، ص 310)
الخاتمة
نحمد المولى تبارك وتعالى على منه علينا بإعداد هذا البحث والانتهاء منه فله الشكر والحمد على نعمه وكرمه وفضله وعظيم سلطانه والصلاة والسلام على خاتم الأنبياء والمرسلين محمد بن عبد الله. أما بعد....
فقد قمت على صفحات هذا البحث بتناول موضوع مفاهيم أساسية في المخزون وقد قمنا في هذا البحث باستعراض عدد من العناصر التابعة لهذا الموضوع. وانتهينا إلى أن المخزون هو عبارة عن السلع والمواد التي تمتلكها المنشأة بغرض إعادة بيعها أو لاستخدامها في صنع منتجات للبيع، وبعبارة أخرى يقصد بالمخزون السلع التي تستخدم في عمليات الإنتاج المقبلة (أي الخامات) والسلع نصف المصنعة (أي الإنتاج غير التام) والسلع الجاهزة (أي الإنتاج التام) الموجودة جميعها بالمخازن أو في ساحات العمل أو في الطريق إلى المشتري، كما تعد هذه السلع جزءاً رئيسياً من الأصول الرأسمالية للمنشأة الصناعية وعاملاً مهماً في تغيير معدلات الإنتاج ونمو الدخل القومي على مستوى الاقتصاد كله.
ونأمل أن نكون قد استعرضنا هذا الموضوع على النحو اللائق وأخيراً ندعو الله تعالى أن يجعل العمل في موازين حسناتنا ونسأله المغفرة والرضوان.
وآخر دعوانا أن الحمد لله رب العالمين.
قائمة المراجع
1- الحسين، محمد وآخرون (2003م) إدارة الإنتاج, منشورات جامعة حلب، حلب.
2- الغدير، أحمد راشد(2000م) إدارة الشراء والتخزين, دار زهران , عمان.
3- درعزيني، حسام (2007م) دور المخزون في إنجاح سياسات الإنتاج، ماجستير إدارة الأعمال كلية الاقتصاد ، جامعة دمشق.
4- ناصر، محمد ، يونس عواد(2004م) إدارة النظم والعمليات الإنتاجية, منشورات جامعة دمشق ، دمشق.
5- مركز العلوم الصناعية والهندسية www.samehar.wordpress.com
المملكة العربية السعودية
وزارة التعليم العالي
جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية
كلية الاقتصاد والعلوم الإدارية
بحث في إدارة الشراء والمخزون بعنوان:
مفاهيم أساسية في المخزون
إعداد الطلاب:
نواف العنزي فيصل العنزي
فيصل السبيعي عبد الرحمن الهويريني
إشراف الدكتور: أمين السعدي
العام الجامعي
1437-1438هـ