إجراءات العمل داخل المخازن

تعتمد المخازن بجميع أنواعها في عملها على عدة عمليات أساسية وإجراءات متبعة وهي:-

1- عملية الفحص والاستلام.

2- عملية التسجيل.

3- عملية التخزين والتشوين.

4- عملية الصرف.

أولاً: الفحص والاستلام.

يقوم أمين المخزن باستلام المواد والأصول من عدة محاور مختلفة وهي:-

1. من خلال العهد النقدية.

2. من خلال طلبات الشراء المحلية.

3. من خلال الاعتمادات المستندية.

4. من خلال التحويلات والمرتجعات من مشاريع أخرى.

‌أ. وفي جميع هذه الحالات يقوم بفحص المواد ومطابقة الكميات والأسعار بما هو وارد في طلبات الشراء أو الاعتمادات أو فواتير المورد في العهد النقدية.

‌ب. يتم الفحص بواسطة أمين المخزن أو مهندس المشروع أو مهندس المواد حسب المواصفات المطلوبة وفي حالة الاعتمادات الخارجية يتم تشكيل لجنة للاستلام ومطابقة الوارد مع الباكنج لست من حيث المواصفات والكميات المطلوبة وعدم وجود كسر أو شرخ أو أية أضرار للمواد الواردة.

‌ج. ثم يقوم أمين المخزن بتحرير سندات الاستلام وهي من أصل وثلاث صور.

حيث يحتفظ بصورة المخزن للتسجيل منها وصورة حفظ بالدفتر أما الأصل مع صورة مراقبة المخازن فيتم إرسالهم للإدارة المالية حيث تتم المطابقة والتسعير بواسطة قسم مراقبة المخازن مع فواتير المورد وطلبات الشراء ثم يرسل الأصل مع الفواتير وطلبات الشراء وطلبات المواد لقسم الحسابات لمتابعة إجراءات الصرف.

ثانيا: التسجيل

يقوم أمين المخزن بتسجيل المواد والأصول في كرت الصنف الذي يحتوي على جميع البيانات الخاصة بتوريد هذا الصنف وسعره وكمياته وكود المخزن الخاص به.

ويحتفظ أمين المخزن بهذه الكروت مع إتباع الدقة المتناهية في التسجيل وعمل فايلات خاصة بكل ما يتم استلامه من مواد وأثاث وعدد وأدوات ومعدات ووسائل نقل وانتقال كما يقوم بحفظ صور سندات الاستلام الخاصة بالمخزن في فايل خاص للتسجيل من خلال هذه السندات والرجوع إليها وقت الحاجة.

ثالثا: التخزين والتشوين

وهي العملية التالية بعد الفحص والاستلام المخزني حيث يقوم أمين المخزن بترتيب وتشوين المواد الخاصة بالمخزن بطريقة منظمة لتسهيل عمليات الاستلام والصرف اليومية للمواد مع عدم تداخل الأصناف مع بعضها خاصة المتشابهة منها.

كم يراعي عمليات حفظ المواد حسب تحملها للحرارة والرطوبة وعدم التخزين تحت أشعة الشمس المباشرة إلا للأصناف التي تتحمل ذلك مثل حديد التسليح والطابوق.

كما يجب حماية المواد من الأمطار وتسربات المياه وعدم تشوينها على الأرض مباشرة بل يعمل لها قواعد خشبية خاصة حتى لا تتأثر برطوبة الأرض أو تسرب المياه وخلافه وتستمر فترة التخزين حتى يتم طلب هذه المواد للتشغيل حسب الاحتياج اليومي للمشروع.

رابعا: عملية الصرف

يقوم أمين المخزن بالصرف يومياً حسب احتياج المشروع للمواد المشونة بالمخازن حيث يقوم الطالب بعمل أمر تسليم موقع من مهندس الموقع لتسليمه لأمين المخزن الذي يوم بدوره بتسليم هذه المواد للطالب بعد تحرير سند تسليم المخزن مبين به الكمية المنصرفة واسم المستلم. الذي يقوم بالتوقيع على السند بالاستلام ثم يتم اعتماده من مدير المشروع ثم تسجل الكميات المنصرفة لجميع السندات المحررة يوميا في كرت الصنف الخاص بكل مادة على حدة.

ويتكون سند التسليم من أصل وأربع صور. الأصل خاص بالحسابات وصورة لمراقبة المخازن وصورة للمخزن وصورة حفظ بالدفتر.

ويقوم أمين المخزن بحفظ صور سندات التسليم في فايل خاص للتسجيل من خلالها في كرت الصنف والرجوع إلى هذه السندات وقت الحاجة.

الدورة المستندية للعمل داخل المخازن

الدورة المستندية للمخازن ترتبط بثلاث مراحل أساسية للعمل داخل المخزن وهي:-

1- مرحلة طلب المواد والأصول حتى يتم توريدها للمخزن.

2- استلام هذه المواد والأصول وتخزينها بالمخزن.

3- صرف هذه المواد وتحويل الأصول حسب الاحتياج اليوم للعمل بالمشروع.

أولاً: طلب المواد

يتم عمل طلبات المواد حسب الحاجة بالمشروع.

ويتم توجيه الطلبات الخاصة لعمل طلب شراء محلي أو اعتماد مستندي إلى قسم المشتريات بالإدارة المالية لعمل الإجراءات اللازمة لتوريد هذه المواد.

أما بالنسبة للعهد النقدية فيتم عمل طلب المواد واعتماده من مدير المشروع ويحفظ بالمخزن بعد تسليم صورة منه لمندوب المشتريات ليتم الشراء من السوق المحلي ومتابعة إجراءات الاستلام واستعواض العهدة بعد ذلك.

ثانياً: الاستلام

بعد أن يتم توريد المواد للمخزن يتم تحرير سندات الاستلام سواء كان التوريد بواسطة مندوب المشتريات أو كان بواسطة موردين بطلبات شراء محلية أو باعتمادات خارجية.

ثم تعتمد هذه السندات من مدير المشروع وترفق مع طلبات المواد وفواتير المورد حيث يحتفظ أمين المخزن بصورة المخزن مع صورة حفظ بالدفتر أما الأصل وصورة مراقبة المخازن فيتم إرسالهم إلى قسم مراقبة المخازن بإحدى الصور التالية:-

1- في حالة العهدة النقدية

1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن.

2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن.

3. أصل طلب المواد + صورة مراقبة المخازن.

4. أصل فاتورة المورد.

5. أصل كشف استعواض عهدة.

6. أصل طلب صرف استعواض عهدة.

* حيث يتم اعتماد طلب الصرف وباقي إجراءات مراقبة المخازن لاستعواض العهدة.

2- في حالة طلبات الشراء المحلية

1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن

2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد)

* أما فواتير المورد فيتم تسليمها بالإدارة بواسطة مندوب الشركة الموردة.

3- في حالة الاعتمادات المستندية

1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن.

2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد)

3. صورة من الباكنج لست.

* أما فواتير المورد فيتم تسليمها من البنك إلى قسم الحسابات بالإدارة المالية.

ثالثا: الصرف والتسليم

• يقوم أمين المخزن بصرف المواد حسب الحاجة اليومية للعمل حيث يقوم الطالب بعمل أمر صرف معتمد من المهندس المسئول مبين به الصنف والكمية المطلوب صرفها من المخزن.

• ثم يقوم أمين المخزن سندات تسليم بعد تجميع أوامر الصرف ويتم اعتماد هذه السندات من مدير المشروع بعد التوقيع عليها من المستلم ومن أمين المخزن.

• كما يتم بعض الأحيان تحرير سندات تسليم للتحويل إلى مشاريع أخرى سواء أصول أو مواد وذلك بعد موافقة مدير المشروع على طلب المواد الخاص بذلك.

• ويحتفظ أمين المخزن بصورة سند التسليم للمخزن وصورة حفظ بالدفتر ويتم إرسال أصل سند التسليم وصورة مراقبة المخازن إلى قسم مراقبة المخازن بالإدارة المالية.

** وبعد هذه المراحل يقوم أمين المخزن بعملية هامة جدا وهي التسجيل في كروت صنف المواد والأصول وعمل الفايلات الخاصة بذلك.

عملية المناولة وإجراءات العمل بها

تجري عمليات المناولة للمواد بالمخازن من بداية توريد هذه المواد ثم تخزينها حتى تمام صرفها للتشغيل والغر منها استلام المواد من المورد بطريقة صحيحة لا تعرضها للكسر أو التلف حتى يتم صرفها بالطريقة المناسبة التي لا تعرضها أيضاً للكسر أو التلف.

1- المناولة اليدوية:

وهي تخص المواد الخفيفة الوزن وذات الكميات المحدودة والتي يمكن حملها بواسطة العمالة اليدوية ثم ترتيبها وتشوينها بالمخزن للصرف في الوقت المناسب.

2- المناولة الآلية:

وهذه تخص المواد التي تورد غالباً بطلبات شراء بكميات كبيرة أو باعتمادات مستندية وتكون هذه المواد ذات مواصفات خاصة حيث ترد من الجمارك في كونتنر خاص يحفظ المواد من أخطار الكسر والتلف وهو محمل على تريلا كبيرة يتم رفعه وإنزاله بواسطة رافعة شوكية إذا كانت المواد موضوعة على قواعد خشبية خاصة.

ويتم ترتيب وتشوين هذه المواد داخل المخزن بالصورة الصحيحة حتى يتم حصرها وحساب كمياتها تمهيدا لاستلامها مخزنيا.

ويراعى الدقة التامة وأخذ الحيطة عند استخدام مثل هذه المعدات في تشوين هذه المواد حتى لا تتعرض للكسر أو الخدش كما يراعى إجراءات السلامة للعمال والقائمين على هذه العملية.

** وتوم مكاتب خاصة بالتخليص الجمركي والنقل من المواني والمطارات لإتمام عملية المناولة نظير عقود خاصة بذلك.

عملية التعبئة والتغليف وإجراءات العمل بها

تتم عمليات التعبئة والتغليف لبعض المواد الخاصة التي يلزم لها هذا الإجراء.

وتكون المخازن مجهزة لهذه العمليات. أما بالنسبة لمخازن المقاولات الإنشائية فهذه العملية نادرة الحدوث ولكنها تجري في بعض الأحيان مثل توريد بعض المواد السائبة التي يتم تعبئتها بالمخزن كتعبئة بودرة الحديد في أكياس لسهولة صرفها أو تعبئة بعض البراغي والوشرات في أكياس نايلون صغيرة لسهولة حصرها وصرفها.

وبالنسبة لعملية التغليف فهذه العملية هامة جدا بالنسبة لبعض المواد الغالية الثمن والتي يتم تغليفها بالنايلون وحفظها في كرتون خاص لحمايتها من الأتربة والرطوبة مثل حفظ أجهزة وقطع غيار الكمبيوتر أو قطع الغيار في حالة الاحتفاظ بها حتى موعد صرفها.

عمليات الحفظ للمواد التي ينطبق عليها هذا الشرط

يتم حفظ المواد التي يلزم لها عمليات تعبئة وتغليف في مخازن خاصة مجهزة لذلك حيث تكون هذه المخازن ذات تهوية جيدة أو مجهزة بأجهزة التكييف لتبريد الهواء أو تكون هذه المخازن مبردة وهذه يلزم لها تجهيزات خاصة.

والغرض من ذلك هو حفظ المواد في حالة جيدة وصالحة للاستعمال فترة طويلة حيث أن تعرضها للحرارة يعرضها للتلف أو الاعوجاج أو التصلب مثل الأبواب الخشبية ومواد الديكور والمواد السائلة والمواد الكيماوية التي تضاف للخرسانة أو الأنواع المختلفة للإصباغ وخلافه.

وتحتاج مخازن المقاولات الإنشائية في بعض الأحيان لمخازن مبردة بأجهزة التكييف لحفظ بعض المواد الخاصة في حالة توريدها للاستخدام في بعض المشاريع مثل الأصباغ والأبواب الخشبية.

كيفية التفتيش على المخازن

من الفروض أساساً أن يكون أمين المخزن على علم تام بعملية تخزين المواد والإجراءات المتبعة لهذه العملية بالصورة الصحيحة وذلك حسب النوع والكمية وحتى لا تتعرض هذه المواد للتلف أو الكسر أو الخدش أو الفقد أو الاختلاط والتداخل مع بعضها ويتم ذلك بإتباع عدة إجراءات أساسية وهي:-

1- تخزين المواد في مخازن مسقوفة مجهزة للحماية من الحرارة والرطوبة.

2- تخزين المواد بوضعها على قواعد خشبية لحمايتها من رطوبة الأرض وتسرب مياه الأمطار.

3- عدم تخزين المواد تحت أشعة الشمس المباشرة لعدم تعرضها للحرارة الشديدة إلا في حالة بعض المواد التي لا تتأثر بذلك مثل حديد التسليح والزوايا الحديدية.

4- ترتيب كل صنف على حدة لتسهيل عملية الاستلام والصرف.

5- ترك فراغات وممرات داخل المخزن لتسهيل المناولة وحصر الأنواع.

6- الاحتراس من الأمطار وتسرب المياه بتغطية المواد بمشمعات خاصة خلال موسم الأمطار.

7- إتباع إجراءات السلامة وتجهيز المخزن بأجهزة إطفاء الحريق وعد السماح داخل المخزن بالتدخين أو استخدام ماكينات اللحام.

• والنسبة للتفتيش على المخازن يقوم قسم مراقبة المخازن بالمرور على المخازن لمتابعة هذه الإجراءات وذلك للتفتيش على الدورة المستندية أو إجراءات التخزين الصحيحة.

كما يقوم بإرشاد أمناء المخازن لأفضل السبل والوسائل للاحتفاظ بصلاحية المواد المخزنة حتى يتم موعد صرفها للتشغيل أو تحويلها لمشاريع أخري.

كما يتم أيضا متابعة الرصيد المخزني من خلال التقارير الشهرية ومطابقتها بالواقع الفعلي والرصيد داخل المخزن.

كما يتم متابعة المواد المرتجعة من التشغيل والاستفادة منها بتحويلها إلى مشاريع أخرى أو تخزينها بالمخازن الرئيسية لحين موعد طلبها للتشغيل.

كما يتم متابعة استلام الأصول وتسجيلها واستخدامها بالمشروع حتى انتهاء العمل ثم تحويلها إلى أماكن أخرى للاستفادة منها وإهلاك الذي لا جدوى من استخدامه ويتم كل ذلك بإجراءات شبه يومية ومتابعة من قسم مراقبة المخازن حتى يظهر المخزون في صورته الحقيقة.