التنظيم الإداري لإدارة المواد

المملكة العربية السعودية 

وزارة التعليم العالي

جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية 

 كلية الاقتصاد و العلوم الادارية 

  قسم إدارة أعمال

بحث بعنوان:

التنظيم الإداري لإدارة المواد

إعداد الطلاب:

فارس سعود الحربي

إشراف سعادة الدكتور:

أمين السعدي

العام الجامعي

1435/1436هـ

فمع استمرار التطور في الأسواق وتضخم واتساع بيئة الأعمال هناك حاجه ماسة في جمع للأنشطة التي تخص توفير الاحتياجات سواء كان نشاط الشراء أو نشاط التخزين في إدارة واحدة تهتم بها معا هو ما يعرف بمسمى "إدارة المواد" و تمثلت الأسباب التي أدت إلى ظهور مفهوم إدارة المواد

الاهداء

أهدي هذا البحث إلى سعادة الدكتور الفاضل : أمين السعدي استاذ مادة إدارة المواد وأتقدم إليه بخالص الشكر والعرفان لقاء ما يبذله معنا من جهد و نصح وتوجيه , جزاه الله عنا خير الجزاء.

بسم الله الرحمن الرحيم

المقدمــة

     إن الحمد لله نحمده، ونستعينه، ونستغفره ، و نستهديه , من يهده الله فلا مضل له ومن يضلل فلن تجد له وليا مرشداً، وأشهد أن لا إله إلا الله وحده لا شريك له، وأشهد أن محمداً عبد الله ورسوله، صلى الله عليه وسلم وعلى آله وصحبه وسلم تسليماً كثيراً.  أما بعد...

         فإن الحديث على صفحات هذا البحث سيدور بحول الله وقوته حول موضوع : "التنظيم الإداري لإدارة المواد"

فمع استمرار التطور في الأسواق وتضخم واتساع بيئة الأعمال هناك حاجه ماسة في جمع للأنشطة التي تخص توفير الاحتياجات سواء كان نشاط الشراء أو نشاط التخزين في إدارة واحدة تهتم بها معا هو ما يعرف بمسمى "إدارة المواد" و تمثلت الأسباب التي أدت إلى ظهور مفهوم إدارة المواد في:

- وجود صعوبات في تطبيق أصول الشراء.

- عدم فعالية تخطيط الاحتياجات الى تحتاجها الإدارات.

- حدوث اتهامات بين إدارات المشروعات وإدارة الشراء.

- القصور في إمداد الإدارات المختلفة باحتياجاتها.

- ارتفاع تكاليف توفير الاحتياجات.

- تدهور العلاقات بين المنظمة والموردين المتواجدين.

ويؤثر التنظيم الإداري على أداء إدارة المواد , و منها كان هذا البحث الذي يتناول موضوع التنظيم الإداري بإدارة المواد.

و سيتم في هذا الموضوع الاعتماد على جمع المعلومات من عدة  مصادر ومراجع علمية و ذلك في ضوء ما تيسر لي من معلومات... 

 وأرجو من الله العلي العظيم أن يلهمني السداد و التوفيق في عرض هذا الموضوع على النحو الأفضل ...إنه سميع مجيب ..

و الله الموفق.

التنظيم الإداري لإدارة المواد

يتم تحديد التبعية الإدارية لإدارة المواد بحسب نظرة إدارة مستشفى ما أو المصنع لهذه الإدارة، وحسب حجم مستشفى ما سواء كانت كبيرة أو متوسطة...الخ.  ووفقا لاختلاف طبيعة المهام، وهناك أكثر من تنظيم إداري يحدد تبعية إدارة المواد ومن تلك التنظيمات أو النماذج ما يلي:

أولاً: التبعية المباشرة لمدير عام مستشفى ما أو المؤسسة:

في هذا التنظيم تتبع أدارة المواد مباشرة للمدير العام والهيكل التنظيمي التالي يوضح هذه التبعية.

ثانياً: التبعية الإدارية لإدارة الإنتاج:

باشر بالعملية الإنتاجية، وهي إحدى الجهات التي تضمن استمرار عملية الإنتاج (1).

ثافي بعض المصانع أو أحد المستشفيات  تتبع إدارة المواد مدير إدارة الإنتاج؛ وذلك لارتباط مهام أدارة المواد بشكل ملثاً: التبعية الإدارية لإدارة المشتريات:

نظراً للارتباط الوثيق بين إدارة المشتريات وإدارة المواد؛ فإن عدداً من أحد المستشفيات  والمؤسسات تقوم بربط المخازن / المستودعات بإدارة المشتريات.

رابعاً: التبعية الإدارية لإدارة المواد:

يأخذ التوجه الحديث للإدارة بربط إدارتي المشتريات والمستودعات بإدارة واحدة هي إدارة المواد؛ وذلك لتتولى هذه الإدارة التنسيق بين الإدارتين بما يضمن تأمين المواد والأصناف للإدارات ووحدات الإنتاج بشكل سريع ومناسب وبأقل تكلفة ويوضح ذلك الهيكل التنظيمي التالي:

وتتلخص المهام الخاصة بقسم المستودعات وفقا لهذا التنظيم فيما يلي:

• استلام الأصناف: وهي المهمة التي يتم من خلالها قبول المواد والأصناف الواردة من جميع الموردين أو وحدات الإنتاج داخل مستشفى ما أو المصنع.

• التخزين: وتتمثل عملية التخزين فيما يلي:

 إدارة المخازن والساحات التابعة لها.

 تشغيل واستخدام معدات النقل والمناولة.

 المحافظة على المخزون.

• صرف المواد: وتتمثل هذه المهمة في صرف المواد المصنعة للعملاء أو تزويد الوحدات الإدارية داخل مستشفى ما بالمواد والأصناف التي تحتاج إليها للقيام بمهامها(1).

أسلوب المركزية واللامركزية:

مفهوم مركزية التخزين:

يقصد بمركزية التخزين وجود مخزن مركزي واحد يقوم بتموين كافة الإدارات والوحدات داخل مستشفى ما أو المصنع باحتياجاتها من المواد والأصناف.

مفهوم لامركزية التخزين:

يقصد بلامركزية التخزين وجود أكثر من مخزن أو مستودع في مواقع مختلفة تابعة لجهات الاستخدام داخل مستشفى ما أو المصنع.

ويؤثر على اختيار مستشفى ما والمؤسسة لأحد الأسلوبين المركزية أو اللامركزية أو الجمع بينهما عدد من العوامل والاعتبارات يمكن تلخيصها فيما يلي(1):

1- تنوع الأصناف المخزنة: عندما تتعدد الأصناف المخزنة بكميات ضخمة فإن وجود مخزن مركزي واحد يمكن من استيعابها بدرجة أكبر من وجود مستودعات صغيرة متعددة في ظل لا مركزية التخزين.

2- مراقبة المخزون: عندما يتم استخدام الأسلوب المركزي في حفظ المواد؛ فإنه يمكن إحكام الرقابة على المستودع بشكل أكبر بكثير من استخدام أسلوب اللامركزية، حيث يمكن اكتشاف المواد الراكدة والتالفة داخل المستودع بسهولة.

3- مساحة المستودعات: تحتاج الكميات المخزنة الضخمة إلى مساحات أقل عند تخزينها في مستودع كبير واحد بدلا من حفظها في أكثر من مستودع، فعلى سبيل المثال لن تتكرر المساحات المخصصة للممرات، وقد يصعب على مستشفى ما توفير مستودع كبير مما يجعلها تقوم بإنشاء أكثر من مستودع.

4- طرق ومعدات المناولة: يرتبط هذا العامل بوجود عدة مستودعات، حيث يتطلب ذلك توفير معدات مناولة بعدد المستودعات الموجودة مما يضاعف تكاليف التخزين؛ لذلك قد يتطلب الأمر الاكتفاء بمستودع واحد لتخفيض التكاليف.

5- الفحص والاختبار: عند تعدد المستودعات فإن ذلك يتطلب وجود أكثر من جهة أو لجنة تتولى عمليات فحص واختبار المواد المستلمة، مما يساهم في رفع تكاليف الفحص والاختبار.

6- التنميط: يساهم وجود مستودع مركزي واحد في ضمان تنميط المواد المخزنة داخل المستودعات، كما يساهم في كشف المواد المتشابهة مما يسهل عمليات توحيد الأصناف المخزنة، بينما يصعب على أدارة المواد كشف الأصناف المتشابهة بسهولة في حالة تعدد المستودعات.

7- تقليل رأس المال المستثمر في المخزون: بشكل عام فإن حفظ الأصناف والمواد في مستودع مركزي واحد سوف يقلل من رأس المال المستثمر في المخزون بدلا من حفظ الصنف في أكثر من مستودع.

8- تكاليف النقل: عادة ما ترتفع تكاليف نقل المواد وشحنها في حالة وجود أكثر من مستودع.

9- الأمن والسلامة: بالرغم من التطور الكبير في مجال الأمن والسلامة ومعدات إطفاء الحريق على سبيل المثال؛ إلا أن تجميع المواد في المكان يجعلها عرضة لأية حادثة حريق قد تودي بجميع المواد المخزنة؛ مما يعني أن حفظ المواد في أكثر من مستودع قد يقلل من التكاليف أو المخاطر التي قد تنتج في حالة حدوث أية كارثة للمستودع المركزي.

مزايا مركزية ولامركزية التخزين(1) :

يوضح الجدول التالي مزايا مركزية التخزين ولا مركزيته:

مزايا المركزية

مزايا اللامركزية

1- تمكن من الاستفادة من خبرات المختصين في مجالات التخزين. 2- تخفيض رأس المال المستثمر في المخزون. 3- سهولة اكتشاف الأصناف الراكدة وبطيئة الحركة والتالفة. 4- القدرة على فحص واختبار المواد بكفاءة. 5- إمكانية تنميط المواد بسهولة. 6- استخدام معدات وطرق المناولة الحديثة. 7- استغلال مساحة المستودع إلى أقصى حد ممكن. 8- تجميع المواد التالفة والراكدة والخردة في مكان محدد مما يمكن من التصرف بها بسهولة. 9 توفير مصاريف النقل

1- سرعة تزويد الإدارات والوحدات باحتياجاتها من المواد المطلوبة. 2- إحكام الرقابة على المخزون في حالة حفظـه في مستودعات صغيرة. 3- تقليل المخاطر في حالة حدوث حرائق أو كوارث. 4- تقليل الإجراءات الإدارية في الحصول على المواد.

علاقة إدارة المواد بالإدارات الأخرى(1) :

كي تتمكن أدارة المواد من ممارسة مهامها ومسؤولياتها بكفاءة؛ فإنه يجب أن تكون علاقات أدارة المواد مع الإدارات داخل مستشفى ما أو المؤسسة وفقا لما يلي:

إدارة المواد	إدارة الإنتاج
·       تزويد إدارة الإنتاج باحتياجاتها من المواد وقطع الغيار اللازمة لإتمام عملية الإنتاج. ·       تزويد إدارة الإنتاج بمعلومات وافية عن مستويات المخزون وأية تغيرات قد تحدث. ·       استلام الوحدات المنتجة لحين إتمام عمليات بيعها.	·       التنسيق مع أدارة المواد حول أية تغيرات قد تحدث في برامج إدارة الإنتاج. ·       إرسال المواد المنتجة لإدارة المواد لحفظها. ·       إرسال مخلفات عمليات التصنيع / الإنتاج لإدارة المواد
إدارة المواد	إدارة المبيعات
·       استلام البضائع المنتجة وتهيئتها لعمليات البيع. ·       حفظ قطع الغيار الخاصة في خدمة أهداف البيع.	·       تقديم معلومات عن معدلات البيع والمواد التي يجب تهيئتها لعمليات الصرف. ·       تزويد المستودعات بالتعليمات الخاصة بحفظ قطع الغيار والكميات المناسبة للتخزين.
إدارة المواد	إدارة مراقبة المخزون
·       توفير التسهيلات اللازمة لعمليات التفتيش والفحص. ·       إبلاغ مراقبة المخزون بالأصناف الجديدة التي يتم استلامها لتشارك في عمليات الفحص. ·       تقديم المعلومات اللازمة لمراقبة المخزون عن المواد المخزنة وحركتها.	·       تحديد الأصناف المرفوضة والمقبولة. ·       تحديد مستويات التخزين والكميات المناسبة للتخزين. ·       القيام بعمليات جرد المستودعات ومطابقة سجلات المخزون.

إدارة المواد	إدارة الخدمات والصيانة
·       تخزين المواد وقطع الغيار والمعدات الخاصة بالخدمات والصيانة	·       توفير المعلومات الخاصة ببرامج الصيانة. ·       توفير المعلومات والتقارير الخاصة بقطع الغيار والمواد الخاصة بالإدارة.
إدارة المواد	إدارة الحركة
·       توفير المعلومات والتقارير الخاصة عن شحنات نقل البضائع. ·       توفير المعدات اللازمة لعمليات الشحن وتفريغ المواد والبضائع المخزنة أو المستلمة.	·       توفير الشاحنات الخاصة بالنقل. ·       تنظيم عمليات نقل الشحنات والمواد.
إدارة المواد	إدارة التمويل
·       تقديم التقارير الخاصة بتفاصيل القيود الدفترية وكميات المواد المخزنة. ·       توفير المعلومات الخاصة بتكلفة المواد ورأس المال المستثمر في المخزون.	·       تقديم التقارير الدورية عن رأس المال المستثمر في المخزون. ·       دعم برامج التخلص من المخزون الراكد والمخزون التالف.

الخاتمة

الحمد لله الذي تتم بنعمته الصالحات و الصلاة و السلام على خاتم النبيين , محمد بن عبد الله صلى الله عليه و على آله و صحبه و سلم تسليما كثيرا ... أما بعد ...

فقد تناولنا على الصفحات السابقة من هذا البحث موضوع:" التنظيم الإداري لإدارة المواد " فإدارة المواد هي الإدارة المسئولة عن توفير جميع احتياجات المنظمة بشكل متكامل متضمنا تخطيط احتياجاتها وشرائها واستلامها وحفظها والرقابة عليها بما يضمن استخدامها أفضل استخدام لتحقيق الأهداف الرئيسية للمنظمة. والتنظيم الإداري الفعال في غدارة المواد من شانه أن يسهم في تحقيق الأهداف التي قامت على ضوئها إدارة المواد , وقد قمت باستعراض هذا الموضوع فيما سبق من البحث.

هذا و أسأل المولى تبارك و تعالى و أدعوه أن أكون قد وفقت في عرض هذا الموضوع على نحو طيب ...

و بالله التوفيق ...

قائمة المراجع

1- أحمد راشد الغدير, إدارة الشراء والتخزين , دار زهران للنشر, عمان, الأردن, الطبعة الثانية, 2000.

2- عبدالله امين جماعة ،إدارة المشتريات والمخازن : مبادئ علمية وتطبيقات عملية ، د . ن القاهرة, 2004 .

3- محسن الكتبي وأشرف محمد عوض : إدارة المشتريات والمخازن، جامعة قناة السويس ، الاسماعيلية ، 2009م.

الفهرس

م الموضوع الصفحة

1 الاهداء 1

2 المقدمــة 2

3 التنظيم الإداري لإدارة المواد 4

4 أسلوب المركزية واللامركزية 6

5 الخاتمة 13

6 قائمة المراجع 14

7 الفهرس 15